秘书工作：公文的格式

公文格式的概念。关于公文格式的概念,权威的提法有三种:《国家公务员录用考试全国统编教材·公共科目》一书把公文格式的概念归纳为“公文的数据构成与对各数据项目的编排”。《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式中说,公文格式“一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成”。《国家机关公文格式》(全国文件格式及数据元标准化技术委员会制定)的要求十分详尽具体,我们可以概括为:公文格式即“公文的书写形式和公文各组成部分的排列顺序及区域划分。”在公文用纸的纸面上,公文图文区的“数据项目区域”分为指定项目区域和选择项目区域两种。指定项目,即必须填写的“基本数据项目”、它包括发文机关、发文字号、公文标题、正文、生效标识、页码、印章、成文日期等项。选择项目,即用于规定供选择填写的“供选择的数据项目”,它包括签发人、主送机关、无正文说明、附件说明、注释、特殊说明、主题词、抄送机关和印发说明等项。

公文格式的特点:一是具有相对稳定性和规范性,二是必须具备规定的“基本数据项目”和根据需要决定取舍的“供选择的数据项目”。三是对公文各数据项目的编排必须遵循国家的有关规定,四是在确保公文结构完整的同时,相同文种的公文,其数据构成应保持大体一致。

基本数据项目。指所有公文必须具备的项目。它包括如下各项:一是发文机关。(公文的法定作者)它表明公文的责任者和法定的权威性。二是标题。它是标明公文主要内容的概括性题目名称。三是正文。它是用于阐述公文内容,表达发文意图,使受文者能够获得准确信息,了解具体事项,掌握方针政策,明确政策界线。四是印章或签署。公文使用的印章是代表权力、职责的凭据,用以证实公文的法定效力和对公文的负责。五是成文日期。指形成公文的确切时间。也是公文开始生效的时间。